VISITAS DEL MINISTERIO DEL TRABAJO: RECOMENDACIONES PARA EVITAR SANCIONES

El Ministerio del Trabajo se encuentra realizando visitas de inspección y vigilancia en las empresas, las cuales pueden realizarse en dos modalidades: con previo aviso y sin previo aviso. Dichas visitas tienen como finalidad la verificación del cumplimiento de las obligaciones laborales por parte del Empleador.

El Ministerio del Trabajo se encuentra facultado para imponer sanciones económicas a las empresas en caso de percibir incumplimientos en las obligaciones laborales a su cargo.

En vista de lo anterior, compartimos una serie de recomendaciones para atender las visitas de inspección y vigilancia del Ministerio del Trabajo y evitar sanciones, en los siguientes términos:

1.     Al momento de la realización de la visita de inspección, deberá ponerse a disposición del funcionario competente del Ministerio del Trabajo la documentación requerida, la cual podrá presentarse en medio físico o digital. Dicha documentación se discrimina de la siguiente manera:

·        Listado numerado de trabajadores de la empresa, indicando nombre completo, identificación, género, cargo u oficio, fecha de ingreso, salario y tipo de contrato. 

·        Copia de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral E.P.S, Fondos de Pensiones, ARL y Aportes Parafiscales (Caja de Compensación Familiar, SENA, ICBF), correspondientes a los TRES (03) últimos tres meses anteriores a la visita, en donde se relacionen los trabajadores afiliados.

·        Listado de personal sindicalizado (si se tiene) (nombre, identificación, cargo actual, fecha de inicio de la relación laboral, salario actual).

·        Aportar copia digital del reglamento interno de trabajo y aportar número de la resolución de aprobación, expedida por el ministerio de protección social en cado de haber sido expedido antes de entrar en vigor la ley 1429 de 2010 (hoy ministerio de trabajo), o constancia de socialización de conformidad con la ley 1429 de 2010.

Nota: Es fundamental que el reglamento interno de trabajo se encuentre actualizado conforme a la normatividad vigente en materia laboral y la reforma laboral.

·        Constancia de otorgamiento del día de la familia.

Nota: Con ocasión de la reducción de la jornada laboral a cuarenta y dos (42) horas semanales, el último Día de la Familia que deberá ser otorgado por el empleador corresponde al primer semestre del año 2026.

·        Constancia de pago de cesantías causadas a corte de 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la visita.

·        Autoevaluación de los estándares mínimos y constancia de reporte. 

·        Certificación de cumplimiento del SGSST expedida por ARL.

·        Registro del trabajo suplementario de cada trabajador (horas extra), en donde se especifique lo siguiente: nombre, actividad desarrollada, numero de horas laboradas con la precisión si son diurnas o nocturnas.

2.     Así mismo, en las visitas del Ministerio del trabajo se auditan los siguientes aspectos:

·        La afiliación y pago de la seguridad social en salud y pensión de los trabajadores.

·        La jornada de trabajo y la aplicación de la disminución de la jornada laboral.

·        Los contratos de trabajo vigentes.

Por lo expuesto, se recomienda mantener actualizada, organizada y disponible la información y documentación anteriormente relacionada, con el fin de atender de manera adecuada las visitas del Ministerio del Trabajo y así prevenir la imposición de sanciones.

Gracias por leernos. Para asesoría personalizada o mayor información, pueden contactarnos a través de nuestros canales de contacto. Será un gusto atenderlos.

Llano y herrera consultores legales

Erika Llano Trujillo